關于學生檔案查詢利用服務的通知

  為進一步優(yōu)化辦事流程，提升檔案服務水平，滿足廣大師生、校友和社會對檔案利用的需求，實現檔案查詢利用的“無接觸”“零跑腿”。經研究決定：自2023年12月18日起，合肥大學檔案館將通過電子郵箱開展查檔利用服務。現就通過電子郵箱開展查檔服務的有關事項通知如下。

一、服務對象

1.校內單位與師生

在學校正常工作日，可持有效證明或證件隨時來館辦理業(yè)務。

2.校外單位與校友

通過電子郵箱網上辦理。有查檔需求的單位或個人，請?zhí)顚憽?/span>合肥大學檔案館查檔申請表》（見附件），及相關證明材料一起打包壓縮后，發(fā)送至檔案館辦公電子郵箱xdang@hfuu.edu.cn，郵件名稱包含姓名和辦理事項。如：張三申請學生成績單復印蓋章，李四申請新生錄取名冊復印等，校檔案館工作人員審核通過后依次辦理。

二、服務方式

1.單位查檔

填寫查檔《合肥大學檔案館查檔申請表》，與查檔單位介紹信、經辦人露出面部的手持身份證拍照電子版、被查檔人的身份證正反面拍照電子版、被查檔人畢業(yè)證/學位證電子版電子版（如證書遺失則不必提供）打包上傳后發(fā)至檔案館工作郵箱xdang@hfuu.edu.cn。

2.本人查檔

填寫查檔《合肥大學檔案館查檔申請表》，與本人露出面部的手持身份證拍照電子版、畢業(yè)證/學位證電子版（如證書遺失則不必提供）打包上傳后發(fā)至檔案館工作郵箱xdang@hfuu.edu.cn。

3.委托查檔

填寫查檔《合肥大學檔案館查檔申請表》，與被委托人露出面部的手持身份證拍照電子版、委托人身份證正反面拍照電子版、委托人畢業(yè)證/學位證電子版

（如證書遺失則不必提供）打包上傳后發(fā)至檔案館工作郵箱

xdang@hfuu.edu.cn。

三、郵件查檔及其主要服務范圍

1.各類學生學籍檔案查詢（服務個人）

學籍檔案的日常調取與利用，如錄取花名冊、畢業(yè)證簽發(fā)名單等學籍檔案。

2.其他業(yè)務咨詢辦理（服務單位或個人）

可先咨詢電話0551-62158041后辦理。

四、服務時間

查檔時間為每周一至周五上午8：30-11：00，下午14：30-16：00。國家法定節(jié)假日不受理查檔業(yè)務。學校寒、暑假查檔時間另行通知。

查檔結果為加蓋檔案證明章的紙質復印件。

1.郵寄。紙質版辦理材料經檔案館密封后默認以中國郵政EMS快遞到付的方式寄出。

2.到館自取。校內師生、受委托辦理業(yè)務的校內師生可在正常工作日隨時攜帶相關證件到圖書館4樓檔案館401室自取。

五、溫馨提示

1.自預約之日起，3個工作日之內辦理完畢，請及時查收。

2.為有效溝通，提高查檔效率，請務必準確填寫《合肥大學檔案館查檔申請表》的各項信息、保持電話暢通。

3.如有疑問請撥打電話：0551-62158041

感謝您對檔案館工作的支持和理解！

附件：合肥大學學生檔案查詢利用服務（遠程查檔）申請表.xlsx